Il est nécessaire être compréhensif et humain lorsqu'on travaille à distance.
Pascale Garnier, coach certifiée en développement personnel à Pelissanne.

Le management dématérialisé : rester humain malgré les difficultés

Les exigences doivent évoluer avec la dématérialisation des relations

Durant cette période de confinement et de déconfinement, le manager doit s’adapter à la situation. Il doit pouvoir s’organiser afin de superviser au mieux possible son équipe, en télétravail. Le manager doit aussi prendre en compte les problèmes de connexion, les difficultés d’adaptation des uns et des autres, les contraintes personnelles et la vie de famille… Il faut rester « humain » ! Un certain nombre de formations particulières à cette situation sont disponibles en ligne.

Les règles de « business as usual » ne peuvent plus s’appliquer. Il faut faire preuve d’empathie et trouver le bon équilibre entre tous les collaborateurs.

Afin de vérifier que les objectifs sont cohérents, le manager peut demander des feedback (=rétroaction) à son équipe afin de trouver des solutions plus adaptées avec la réalité, pour ne pas la démotiver.

Accompagner, soutenir et réconforter ses équipes pour mieux manager.

Afin d’éviter burn-out, fatigue et stress au maximum, il est important d’accompagner de réconforter et de soutenir les équipes.

Pour éviter de déshumaniser le management, il est essentiel de ne pas surcharger la boîte mail de ses collaborateurs, d’éviter d’envoyer des ordres, des circulaires sans considération de la personne.

Le management par écran (à plusieurs) interposé

Avec le management à distance, une question se pose : Comment piloter une équipe et créer des interactions positives entre les individus quand il s’agit de 6 têtes sur un écran carré ?

Nous, coachs en management et développement personnel, nous vous conseillons de mettre en place des “jeux” de management. Les jeux vont vous permettre de re-motiver votre équipe.

À commencer par la Fish Philosophy, qui est celui que je préfère.

Très présent en Angleterre, (et très utile pour rebooster la team, dans notre société où la critique se fait bien trop simple), il va permettre d’égayer la journée. Chacun à tour de rôle – que ça soit en début ou en fin de journée – va choisir ou tirer au sort une autre personne de l’équipe et va lui faire un compliment. Ce qui va renforcer l’énergie, le travail d’équipe et la confiance.

Tout le monde connaît le Poker ? Ce jeu a été adapté au management et aux besoins d’une meilleure communication. Le Delegation Poker « est un jeu très simple qui permet de mettre le doigt sur les zones d’ombre dans les mécanismes de prise de décision, par exemple ». Explique l’auteur du livre Management Gamen F. Rey-Millet. Le joueur peut jouer 1 (aucune délégation) à 7 (délégation totale) cartes selon le niveau de difficulté rencontré pour d’une tâche donnée.

Vous pouvez télécharger ce jeu en cliquant ici.

Le dernier jeu que je peux vous proposer est le Speed Boat. Il consiste à mettre à plat les problèmes collectifs rencontrés. Le but étant d’en discuter et de trouver des solutions. Ça peut être à l’aide de tableaux ou de dessins, pour pouvoir arriver à bon port.

En coaching nous pourrons vous conseiller également d’installer des “work couples”, (couples de travail). Ça consiste à créer des binômes, qui peuvent s’avérer être rassurants, qui peuvent apporter bonheur et stabilité entre eux et enlever du stress. Ça peut devenir une source de motivation profonde pour beaucoup pour aller travailler le matin par exemple. La connexion entre deux personnes pour former un binôme peut s’établir durant un séminaire, une formation, des conférences, lors des moments de pauses ou encore d’afterwork.

Le management avec un masque ou par téléphone

Le fait de travailler avec un masque est plutôt compliqué pour le manager comme pour son équipe. Le visage se retrouve en grande partie masqué, les expressions ne se voient plus… Le manager se doit donc d’avoir plus d’énergie et de validation pour capter tout ce que l’on manque. Il doit beaucoup reformuler pour être certain que tout le monde comprend bien ce qu’il est en train de dire. Il se doit d’avoir des intonations bien distinctes et différentes dans la voix selon ce qu’il demande etc.

La productivité chute

Les contraintes limitent la performance

L’enthousiasme face à l’annonce du télétravail a été bénéfique un certain temps. Travailler en famille, aux côtés de son mari, de ses enfants, a été quelque chose de très bien perçu pour un grand nombre de personnes. Mais arrivés à quelques semaines de travail à distance, les avis deviennent mitigés.

La productivité est en baisse. Qu’elle soit liée au manque de clients (comme c’est le cas pour énormément d’entreprises) ou de manque de collaborateurs (enfants à garder, antécédents de problèmes de santé…).

Pour éviter ce phénomène, il est conseillé d’essayer de se créer un espace de travail adapté : tranquille, lumineux, aéré ; De placer son écran d’ordinateur à 60-70 cm des yeux ; Et même de se créer un espace de coworking si possible (avec son conjoint, ses colocataires, ses amis au déconfinement). Le fait de travailler en groupe peut en fait permettre au cerveau d’aider à la concentration. Je vous conseille également de recréer un espace temps de séparation entre le moment travail et le moment maison. Vous pouvez faire par exemple une balade matin et soir (qui peut être simplement un petit tour de quartier). Ça permet de décompresser de sa journée et de se mettre dans un autre état d’esprit.

Moins de limites augmentent les contraintes

De plus, beaucoup de managers en demandent beaucoup aux équipes sur les horaires, une présence quasi 24/7 ; D’où cette importance de séparation travail-maison. Le manager se doit d’établir des limites claires, de ne pas obliger (que ça soit explicite ou implicite) ses collaborateurs à être présent en dehors des heures de travail normales. Surtout en tant de crise comme celle que nous vivons, où nous devons soutenir nos familles et amis. Le management bienveillant consiste à accompagner son équipe en ayant un regard bienveillant et positif à son égard ; En créant une relation de confiance, d’écoute et de respect.

L’écoute, qui est le pilier d’une bonne relation, va permettre une bonne relation, une sensation d’apaisement, en rendant les équipes productives.

L’écoute peut passer par le fait de laisser sa porte de bureau ouverte afin d’accueillir ses collaborateurs à tout moment de la journée ; Ou encore ne rien faire d’autre qu’écouter quand une personne vient parler et exposer ses problèmes.

Ne pas hésiter non plus à apporter souplesse et bien être au sein de l’équipe. Ce qui permettra de donner envie de donner le meilleur de soi-même, l’équipe saura rendre la pareille.

Une des bases également du management positif, c’est de donner des objectifs atteignables ! Ça peut paraître logique, mais en y réfléchissant, ce n’est pas toujours le cas.

Personnaliser ses demandes et donner du sens sont la quatrième règle. Chaque personne est différente et a des besoins différents. Il faut donc s’adapter et respecter les uns et les autres individuellement. En parlant de ça, la reconnaissance est également très importante au sein d’un groupe. En complimentant l’équipe ou un membre en particulier, ces personnes auront l’impression que leur travail est respecté. Elles accepteront donc plus facilement les reproches et elles auront envie d’aller plus loin.

La dernière règle d’or et pas des moindres : donner le droit à l’erreur. L’erreur est humaines, et pour apprendre à échouer, il faut pouvoir échouer. Ça favorise un climat de confiance.

Cheese ! Le sourire, un facteur d’empathie nécessaire aux relations humaines

Les rituels d’entrée en contact ont été supprimés. Plus de bises ni de mains serrées, plus aucun contact physique, nous devons désormais contenir un élément spontané d’accueil d’autrui ! L’humain est habitué, dès son plus jeune âge, à toucher et être touché mais nous vivons aujourd’hui dans cette nouvelle aire du sans-contact physique. Aire dans laquelle nous ne pouvons plus avoir cette proximité avec autrui, dans un monde où ouvrir une porte devient une véritable épreuve, où les toilettes publiques se transforment en panneaux d’affichage d’explication sur le “comment se laver les mains correctement en 3 étapes”, où un croisement dans le couloir devient du rasage de murs…

Comment peut-on faire pour remplacer ces rituels physiques, si importants dans notre société ?

Attention cependant à ne pas confondre arrêt des contacts physiques avec arrêt des contacts. Boire un café ensemble au sein de l’équipe (lorsque les bureaux restent ouverts), n’est pas interdit, même si il faut penser à bien respecter les gestes barrières (chacun sa tasse en l’occurrence), ce qui permet de ne pas distendre les liens sociaux.

« Et c’est parfois dans un regard, dans un sourire, que sont cachés les mots qu’on n’a jamais su dire. »

— Yves Duteil

En réalité, dans une interaction, tout le corps est engagé :  la posture, l’inclinaison du corps, le retrait… On va pouvoir, avec ces nouvelles mesures de gestes barrières re-développer cette langue du corps vivant. Le sourire, qui a été un peu trop oublié de notre société, est en fait très important, et même avec le port du masque ! Un simple sourire fait changer un regard, le sourire est en fait bien visible au-travers du masque.

Le sens des mots révèlent des maux sociétaux

En ce moment, nous entendons énormément les mots “gestes barrières”, “distanciation sociale” dans tous les médias, dans la rue etcetera. Mais les termes sont-ils bien choisis ? Pourquoi n’utiliserions-nous pas plutôt le terme “gestes protecteurs” ? Qui paraît dresser entre nos corps moins de frontières invisibles qui repoussent le toucher. Ou encore le terme “distanciation physique” et non sociale, pour ne pas exclure note sociabilisation ? Tandis que le premier terme a une vision plutôt négative (barrière, plus de vie sociale…) le second est quant à lui plutôt positif (protecteurs…). Ça permet d’installer un climat plus serein, que ça soit dans la vie privée, ou dans la vie professionnelle.

C’est là que nous voyons l’importance des choix des mots. Un simple mot, une reformulation, peut réellement changer l’impact de la phrase. Pensez-y !

Créer de la cohésion d’équipe dans une situation de crise en plus de la distanciation sociale

La distanciation met une barrière physique mais pour autant la solidarité n’a pas été entamée. Dans cette situation si particulière, garder ou créer une cohésion d’équipe s’avère être plus compliqué qu’en temps normal, que ça soit pour ceux qui travaillent en présentiel (distanciation physique) ou ceux qui sont en télétravail (plus aucun contact direct). Les managers doivent donc d’être inventifs, et novateurs, inventer de nouvelles formes de convivialité. Il faut donc tout d’abord identifier quels sont les besoins des uns et des autres (qui a du mal à différencier travail et maison, qui a besoin d’être plus encadré…) pour leur proposer des solutions individuellement, puis en équipe. Le manager peut, par exemple, créer des “pauses café virtuelles”.

Il peut diversifier les missions si possible quand la perte de motivation se fait ressentir et ainsi redynamiser l’équipe.
Être positif et humain afin de favoriser le bien être des autres mais aussi le sien !

« Rester positif »

Il ne faut tout de même pas oublier de rester positif tout en échangeant sur les difficultés, les problèmes rencontrés. La positivité est en fait une véritable maladie épidémique aussi !

Faire un appel de groupe en privilégiant les téléconférences dès le matin peut permettre également de lancer la journée, de saluer toute l’équipe et de donner les missions/objectifs si ce n’est pas déjà fait ou encore revenir sur la journée de la veille.

Jouez la carte de la solidarité et de l’entraide !

Au final, le télétravail va apporter de nouvelles choses aux managers et à ses collaborateurs, pas uniquement du négatif.

« Cela peut aider les managers à être moins focalisés sur le contrôle des tâches confiées à leurs équipes, mais davantage miser sur l’autonomie de chacun et la confiance que l’on peut lui accorder. Et les chefs vont apprendre à mieux connaître la vie de leurs collègues, ce qui renforcera leurs liens. »

Confirme Christophe Nguyen, président d’Empreinte humaine, (cabinet de conseil en qualité de vie au travail).

À Avignon, une certaine cohésion d’équipe s’est mise en place entre les commerçants. Ils ont décidé de s’allier afin de proposer des services de livraison mutualisés. Vous pourrez retrouver plus d’informations sur ce concept en bas de l’article.

Comment soutenir sans ultra-contrôler ses équipes ?

Le manager, voulant trop en faire pour son équipe, va facilement et inconsciemment ultra-contrôler son équipe.

Ce qui risque en fait de mener à une perte de contrôle totale. Mais comment est-ce possible ? L’obsession de la perfection, le fait de vouloir tout contrôler sans arrêt mène souvent à une perte de contrôle. Les “contrôles freaks” (les monstres du contrôle), vont tout organiser, tout encadrer dans les moindres détails ; Afin de tout prévoir, pensant ainsi que rien ne peut leur arriver. Mais, au premier imprévu, tout s’effondre (la fatigue accumulée à tout organiser en prime). En vient la perte totale de ce contrôle. Il faut donc apprendre à lâcher-prise, que ce soit déjà pour soi-même ou pour son équipe.

Prendre du recul peut permettre d’arranger les choses, et surtout sa relation avec ses collaborateurs. Ce qui peut éviter justement cette perte de contrôle tant redoutée des managers.

Le manager peut, afin de ne pas “ultra-contrôler” son équipe, demander des feedback à chaque fin de tâche. Ça permet au collaborateur d’être autonome. Le but étant de donner envie à l’équipe de revenir d’elle-même, sans se sentir surveillée.

Lors d’appels individuels, le manager peut demander des nouvelles de la personne concernée. Que ce soit en rapport avec sa famille ; Ou tout ce qui pourrait avoir des répercussions sur la vie professionnelle ; Mais également demander comment la personne gère la situation, si elle s’en sort ; Ce qu’elle ressent par rapport à la situation de travail…

Partager les ressentis, adapter une attitude d’aide et d’écoute envers ses collègues, modérer l’info et privilégier les sources officielles sont des éléments importants pour toute l’équipe qui vont faire en sorte que la journée se passe bien.

Un manager se doit également d’être disponible et joignable par son équipe pendant les heures de bureau particulièrement. Il doit communiquer avec son équipe (je le redis car une bonne communication est très importante au sein d’un groupe) ; Que ça soit sur l’avancement des projets, travaux et tâches et les éventuelles difficultés rencontrées.

Les collaborateurs peuvent également vite se sentir débordés. Le manager peut alors intervenir pour leur proposer de faire des pauses plus régulièrement, peut conseiller de sortir prendre l’air en dehors de l’espace de travail.

C’est là que le fait de faire intervenir un coach comme moi prend tout son sens !

En entreprise, les coaching peuvent être un véritable élément de soutien et d’accompagnement au management de transition. Ça consiste à confier provisoirement la direction d’un groupe de personnes pour accompagner lors d’une période de changement. C’est également un accompagnement au développement personnel des collaborateurs ; Et au middle management (manager du milieu, qui subissent la pression autant que les équipes tout en ayant plus de responsabilité).

Même si vous êtes humain, les collaborateurs peuvent vite se sentir débordés. Faites appel à un coach.